Recepción de documentación
El cliente manda la factura por WhatsApp o correo y entra clasificada por empresa, trimestre y tipo. Sin carpetas compartidas ni reenvíos.
Gestorías y asesorías
La documentación entra, se lee y se prepara sin perseguir a nadie
Tus clientes mandan la factura por WhatsApp y llega con el NIF, la base y la cuota ya extraídos. Los avisos de plazo salen solos y las veinte preguntas de siempre las contesta el sistema. Sobre el programa de gestión que ya usas.
- Sin cambiar de programa
- Datos en la UE
- Sin permanencia
- factura.pdf
Buenas, te mando la factura del proveedor de harina de este mes.
08:26 Recibida: 1.240,50 €, IVA del 10 %, fecha 3 de marzo. Queda en la carpeta del primer trimestre. Aún faltan 3 facturas de compra para poder cerrarlo.
08:26Vale, te las mando esta tarde.
08:31Perfecto. Si se te pasa, te lo recuerdo el jueves.
08:31
La contabilización queda propuesta y con su asiento sugerido. La valida un profesional del despacho antes de asentarla.
- Recepción de documentos
- 24/7Recepción de documentosTus clientes mandan la factura cuando pueden, no cuando abres
- Cambios en tu programa
- 0Cambios en tu programaSe conecta al que ya usas; no se migra nada
- Datos en la UE
- 100%Datos en la UEInfraestructura europea y cifrado de extremo a extremo
El punto de partida
Lo que se lleva vuestro trimestre
Nada de esto requiere criterio profesional. Todo requiere tiempo, y es lo que impide dedicarlo a lo que sí lo requiere.
Perseguir a media cartera para que mande la documentación antes del cierre, cliente por cliente.
Facturas que llegan en foto por WhatsApp, sin orden y a destiempo.
Teclear NIF, base, tipo y cuota de cientos de facturas para poder contabilizarlas.
Los mismos veinte correos cada trimestre: cuánto sale a pagar, cuándo vence, mándame la nómina de junio.
Recordar a cada cliente los plazos que le tocan, uno por uno.
Recoger las variables del mes de cada empresa antes de poder cerrar las nóminas.
Todo esto se va a seguir haciendo. La diferencia es quién lo hace y cuándo.
Qué automatizamos
Seis procesos de despacho, funcionando solos
No es un asistente genérico al que hay que explicarle el negocio. Está montado sobre los procesos concretos de una gestoría.
Lectura de facturas
Extrae NIF, fecha, base, tipo y cuota de IVA de cualquier PDF o foto, y deja el asiento propuesto para que lo valides.
Atención a clientes
Contesta las preguntas de siempre: vencimientos, estado de su declaración, copia de una nómina. Lo que se sale del guion, a una persona.
Avisos de plazos
Calendario fiscal y laboral por cliente, con el aviso que le toca a cada uno y el seguimiento de quién ha contestado.
Nóminas e incidencias
Recoge las variables del mes de cada empresa —horas, ausencias, incidencias— antes del cierre, y avisa de lo que falta.
Cuadres y seguimiento
Casa movimientos bancarios con facturas, señala lo que no encaja y te dice qué clientes van con retraso para el cierre.
Pruébalo
Una mañana entera, en una pantalla
No son ejemplos sueltos: es la misma mañana del mismo despacho vista desde cada pestaña. Panadería Solé mandó una factura a las 8:26 y puedes seguirle el rastro por todas ellas.
Asesoría de seis personas · 140 clientesLunes, 9:15 · Quedan 9 días para el cierre del trimestre
37Documentos recibidos
12Clientes con documentación pendiente
31Facturas con asiento propuesto
14Consultas resueltas
Actividad de hoy
- 08:26IAPanadería Solé manda una factura de compra por WhatsApp. Leída y clasificada.
- 08:27IAAvisada Panadería Solé: le faltan 3 facturas para cerrar el trimestre.
- 08:54IARecordatorio del modelo 303 enviado a 23 clientes.
- 09:02OficinaAsientos de Ferretería Anglada revisados y contabilizados.
- 09:11IABaja médica de un trabajador de Clínica Ribera derivada a una persona.
Cumplimiento
El encaje legal, norma por norma
Un despacho no trata solo los datos de sus clientes: trata los de los empleados de sus clientes. Eso cambia las reglas. Esto es lo que aplica y lo que hacemos con cada cosa.
La cadena de encargados
RGPD art. 28 · LOPDGDD 3/2018
ExigeTu despacho es encargado del tratamiento de cada cliente. Cualquier proveedor tuyo es subencargado y necesita autorización escrita del responsable.
Lo resolvemosFirmamos contrato de subencargado contigo y te damos el texto y la información que necesitas para pedir la autorización a tus clientes. Nada se pone en marcha con los datos de un cliente que no lo haya autorizado.
Datos especiales en nómina
Categoría especial · Art. 9 RGPD
ExigeUna nómina puede llevar bajas médicas, grado de discapacidad o cuota sindical: son datos de salud y de afiliación, con protección reforzada.
Lo resolvemosEse flujo va separado, cifrado, con acceso restringido y sin salir de la UE. Los partes de baja y las incidencias médicas se derivan siempre a una persona: el sistema no los procesa por su cuenta.
Certificado digital y representación
LGT art. 92 · Colaboración social · Sistema RED
ExigePresentar por un tercero exige apoderamiento o colaboración social. El certificado digital es personal y su custodia responde ante la Administración de quien lo tiene.
Lo resolvemosNo usamos vuestros certificados, no automatizamos el acceso a la sede electrónica, al Sistema RED ni a SILTRA, y no presentamos nada en vuestro nombre. Preparamos el contenido; entra a presentar la persona autorizada, como hasta ahora.
Brechas de seguridad
Artículos 33 y 34 del RGPD
ExigeEl responsable —tu cliente— tiene 72 horas para notificar a la AEPD. La cadena de avisos tiene que funcionar: nosotros te avisamos a ti y tú a tu cliente.
Lo resolvemosProcedimiento por escrito con canal y responsable concretos, no un correo genérico, y con la información que la notificación necesita ya preparada: qué datos, cuántos afectados y qué medidas se tomaron.
Decisiones automatizadas
Artículo 22 del RGPD
ExigeNadie puede quedar sujeto a una decisión tomada únicamente por medios automáticos que le afecte significativamente. En un despacho eso alcanza a lo que se decide sobre los trabajadores de tus clientes.
Lo resolvemosEl sistema propone y ordena; decide una persona. Ningún asiento, ninguna nómina y ninguna comunicación con consecuencias sale sin que alguien del despacho lo valide, y queda registrado quién.
Secreto profesional
Códigos deontológicos de los colegios profesionales
ExigeGestores administrativos, economistas y graduados sociales están sujetos a secreto profesional sobre los asuntos de sus clientes, y responden de él ante su colegio.
Lo resolvemosAcuerdo de confidencialidad firmado antes de acceder a nada, que se extiende por escrito a cualquier proveedor que intervenga. Acceso por rol y registro de quién ha visto qué: si algún día hay que justificarlo, está documentado.
Reglamento Europeo de IA
Reglamento (UE) 2024/1689, artículo 50
ExigeObligaciones de transparencia cuando alguien interactúa con un sistema automático, y supervisión humana en lo que tenga consecuencias.
Lo resolvemosLa IA no presenta declaraciones, no firma y no asesora fiscalmente: prepara y propone. Presenta y firma el profesional, que es quien responde. El cliente sabe siempre cuándo habla con un sistema y puede pedir una persona.
Prevención del blanqueo
Ley 10/2010 · Asesoramiento fiscal y constitución de sociedades
ExigeComo sujeto obligado: identificación del cliente, diligencia debida, conservación de la documentación y capacidad de aportarla ante un requerimiento.
Lo resolvemosExpediente por cliente archivado, fechado y localizable, con registro de accesos. Las obligaciones del sujeto obligado siguen siendo del despacho; le damos con qué cumplirlas sin rebuscar en carpetas.
Conservación y facturación
Código de Comercio · LGT · Ley 11/2021 y RD 1007/2023 (Verifactu)
ExigePlazos distintos para libros contables, documentación fiscal y laboral, y adaptación al calendario de la facturación verificable y la factura electrónica entre empresas.
Lo resolvemosTodo queda archivado con su fecha y su origen, exportable en formato estándar, y los flujos se adaptan a los formatos de facturación que exija la norma según vaya entrando en vigor.
BigShark no es gestoría ni asesoría, no presta servicios de asesoramiento fiscal, laboral, contable ni jurídico, y no presenta declaraciones. Implantamos las medidas técnicas y organizativas; la validación formal del cumplimiento corresponde a la dirección del despacho y a su delegado de protección de datos.
Seguridad
Qué pasa con la documentación de tus clientes
Un despacho guarda la contabilidad, las nóminas y los impuestos de decenas de empresas. Estas son las medidas, y también lo que no hacemos.
Lo que hacemos
- Cada cliente en su compartimento: la documentación de una empresa nunca se cruza con la de otra.
- Alojamiento en servidores de la Unión Europea, sin transferencias internacionales injustificadas.
- Cifrado en tránsito con TLS 1.3 y en reposo con AES-256.
- Acceso por rol: quien lleva laboral no ve lo fiscal si no le corresponde.
- Registro de auditoría de qué documento se tocó, cuándo y quién lo validó.
- Exportación completa y borrado certificado si algún día lo dejas.
Lo que no hacemos
- No entrenamos modelos con la documentación de tus clientes, ni nosotros ni nuestros proveedores.
- No presentamos declaraciones ni firmamos nada en tu nombre.
- No cedemos datos a terceros, salvo obligación legal y avisándote.
- No procesamos partes de baja ni datos médicos sin que pasen por una persona.
- No accedemos a la documentación sin que quede registrado quién y cuándo.
Encaje técnico
Sobre lo que ya usáis
No hace falta cambiar de programa de gestión. Basta con el PDF que ya te llega y el WhatsApp que ya tienes.
WhatsApp Business
Recepción de documentos
Gmail y Outlook
Correo del despacho
Facturas en PDF
De cualquier proveedor
Google Calendar
Calendario fiscal y laboral
n8n
Motor de automatización
Telegram
Avisos internos
Gemini
Modelo de IA
ChatGPT
Modelo de IA
Marcas y logotipos propiedad de sus respectivos titulares. Se muestran para indicar compatibilidad; BigShark no está asociada ni patrocinada por ellos.
Planes
Un plan por tamaño de despacho
Sin tarifa especial ni sobrecoste por el sector. Puedes cambiar de plan cuando quieras y sin coste de cambio.
Esencial
Gestor por cuenta propia
149 €/mes+ 290 € de implantación, pago únicoEl proceso que más tiempo te quita, normalmente la recogida de documentación y la lectura de facturas.
- Auditoría de procesos del despacho
- 1 proceso automatizado en producción
- Recepción de documentos por WhatsApp y correo
- Lectura de facturas en PDF
- Panel de documentación pendiente
- Soporte por email en 48 h laborables
- Sin permanencia
El más elegido Equipo
Asesoría de 2 a 10 personas
250 €/mes+ 480 € de implantación, pago únicoRecogida, lectura, avisos de plazos y atención a clientes conectados entre sí, trabajando como un solo sistema para todo el despacho.
- Todo lo del plan Esencial
- Hasta 3 procesos automatizados
- Hasta 10 usuarios
- Seguimiento de documentación pendiente por cliente
- Avisos automáticos del calendario fiscal y laboral
- Recogida de variables de nómina
- Asiento propuesto y volcado a tu programa
- Soporte por email y chat en 24 h laborables
- Sin permanencia
Despacho
Más de 10 personas o varias oficinas
A medidaPresupuesto cerrado tras la demoVista consolidada de varias oficinas, conexión con tu ERP y control de accesos por área.
- Todo lo del plan Equipo
- Procesos y usuarios sin límite
- Varias oficinas con vista consolidada
- Conexión con tu programa de gestión o ERP
- Control de accesos por área (fiscal, laboral, contable)
- Registros de auditoría exportables
- Responsable de cuenta y SLA de 4 h
Precios en euros, IVA no incluido. La implantación es un pago único e incluye el análisis de procesos, la puesta en marcha y la formación del equipo. Sin permanencia en Esencial y Equipo: avisando con 30 días, lo dejas cuando quieras.
Qué incluye cada plan
Lo que cambia de un plan a otro, en términos de despacho.
| Característica | Esencial | El más elegidoEquipo | Despacho |
|---|---|---|---|
| Alcance | |||
| Procesos automatizados | 1 | Hasta 3 | Sin límite |
| Usuarios incluidos | 1 | Hasta 10 | Sin límite |
| Oficinas | 1 | 1 | Varias, consolidadas |
| Documentación | |||
| Recepción por WhatsApp y correo | Incluido | Incluido | Incluido |
| Lectura de facturas en PDF y foto | Incluido | Incluido | Incluido |
| Asiento propuesto y volcado al programa | No incluido | Incluido | Incluido |
| Cartera de clientes | |||
| Seguimiento de documentación pendiente | Básico | Incluido | Incluido |
| Recordatorios automáticos al cliente | No incluido | Incluido | Incluido |
| Avisos del calendario fiscal y laboral | No incluido | Incluido | Incluido |
| Laboral | |||
| Recogida de variables de nómina | No incluido | Incluido | Incluido |
| Aviso de incidencias pendientes | No incluido | Incluido | Incluido |
| Derivación de partes de baja a una persona | Incluido | Incluido | Incluido |
| Cumplimiento y soporte | |||
| Datos en la UE y contrato de subencargado | Incluido | Incluido | Incluido |
| Separación entre clientes del despacho | Incluido | Incluido | Incluido |
| Registros de auditoría exportables | No incluido | Incluido | Incluido |
| Soporte | Email · 48 h | Email y chat · 24 h | Canal directo · 4 h |
| Permanencia | Sin permanencia | Sin permanencia | Según contrato |
Dudas
Lo que nos pregunta un despacho
Las de verdad, las que salen en la primera llamada.
Cuatro cosas comprobables en esta misma página. Publicamos los precios, desde 149 € al mes, cuando lo habitual es que haya que pedirlos. No sustituimos tu programa de gestión —a3, Sage, Contasol, Holded o el que uséis—: trabajamos sobre el que ya tenéis, sin migración. Publicamos el encaje normativo norma por norma, incluida la cadena de encargado y subencargado del tratamiento, que es el trámite que más frena estos proyectos y que casi nadie menciona, y el compromiso por escrito de no usar vuestros certificados digitales ni presentar en vuestro nombre. Y no hay permanencia en los planes Esencial y Equipo.
No, y no es una limitación técnica sino de responsabilidad. El sistema prepara, clasifica y propone el asiento; presenta y firma el profesional del despacho, que es quien responde ante la Administración y ante el cliente. Cualquier proveedor que te diga lo contrario te está metiendo en un problema.
No. Cada cliente va en su compartimento desde el diseño: la documentación de una empresa no se cruza con la de otra ni en el almacenamiento ni en el procesamiento. Además el acceso va por rol, así que quien lleva laboral no ve lo fiscal si no le corresponde.
Son datos de categoría especial del artículo 9 del RGPD: salud y afiliación sindical. Ese flujo va separado, cifrado y con acceso restringido, y los partes de baja se derivan siempre a una persona. El sistema no los procesa por su cuenta, a propósito.
No. Trabajamos sobre el que ya tengas. Si tiene API o admite importación, volcamos ahí los asientos propuestos; si no, te los dejamos en el formato que uses. Cambiar de programa es caro, lento y la razón principal por la que estos proyectos se caen.
Sí, y es un punto importante. Tu despacho es encargado del tratamiento de cada cliente, así que nosotros somos subencargados y hace falta autorización del responsable, que es tu cliente. Te damos el contrato y el texto informativo preparados para que pedirlo sea un trámite de un correo, no un proyecto.
El sistema trabaja con los formatos que la norma vaya exigiendo según su calendario de entrada en vigor. La obligación es de tus clientes y tuya como despacho; nosotros nos encargamos de que la recepción, la lectura y el archivo encajen con ella sin que tengáis que rehacer el proceso cada vez.
Por este orden: acuerdo de confidencialidad firmado antes de acceder a nada; contrato de subencargado con los proveedores declarados por escrito; y montaje del sistema sobre documentación anonimizada. La documentación real de tus clientes no entra hasta que todo está probado y tú lo has visto funcionar.
Avisando con treinta días. Te llevas toda la documentación en formato estándar y borramos la nuestra con certificado de destrucción. No hay permanencia en los planes Esencial y Equipo ni coste de salida.
¿Tu duda no está aquí? Pregúntanosla directamente, sin compromiso.
Veinte minutos y tu caso concreto
Traes un par de facturas de las que os dan guerra y el proceso que más tiempo os quita. Te decimos qué se automatiza, qué no, qué implicaciones legales tiene y cuánto cuesta. Si no sale a cuenta, te lo diremos.